Dienstleistungsspezifische Bedingungen

1. Anwendungsbereich und anwendbare Normen

1.1. Die nachfolgend beschriebenen Dienstleistungen können in Bezug auf jede vom Auftragnehmer angebotene ISO-Norm erbracht werden, sofern und soweit dies im jeweiligen Auftragsformular ausdrücklich festgelegt ist.

1.2. Bezugnahmen auf „die Norm" im Sinne dieser Vereinbarung gelten als Bezugnahmen auf die jeweils einschlägige ISO-Norm in der im entsprechenden Auftragsformular bezeichneten Fassung.

2. ISO Gap-Analyse

2.1. Der Auftragnehmer stellt einen qualifizierten und in Bezug auf die jeweilige Norm fachlich geeigneten Berater zur Verfügung, der innerhalb des vereinbarten Geltungsbereichs eine Gap-Analyse gegenüber den Anforderungen und Kontrollen der Norm durchführt.

2.2. Die Gap-Analyse erfolgt im Rahmen einer Reihe von Interviews mit maßgeblichen Stakeholdern des Auftraggebers sowie durch Prüfung der vom Auftraggeber bereitgestellten Dokumentation, Richtlinien und Verfahren.

2.3. Das Ergebnis der Gap-Analyse ist ein schriftlicher Gap-Analyse-Bericht, der Folgendes enthält:

1. eine Darstellung des aktuellen Konformitätsgrades des Auftraggebers in Bezug auf jede einzelne Anforderung der Norm; sowie
2. Empfehlungen und priorisierte Maßnahmen, die zur Herstellung der Konformität beziehungsweise zur Erlangung der Zertifizierungsreife erforderlich sind.

2.4. Der Auftraggeber ist verpflichtet, dem Auftragnehmer sämtliche relevanten Unterlagen und Nachweise zur Verfügung zu stellen, die vom Auftragnehmer in zumutbarem Umfang angefordert werden.

3. Implementierungsleistungen

3.1. Der Auftragnehmer stellt einen erfahrenen ISO-Lead-Implementer zur Verfügung, der ein Implementierungsprojekt durchführt, um den Auftraggeber bei der Herstellung der Zertifizierungsreife durch eine anerkannte Akkreditierungsstelle zu unterstützen.

3.2. Die Implementierungsleistungen werden, sofern im Auftragsformular nicht ausdrücklich abweichend geregelt, remote erbracht.

3.3. Die Implementierungsleistungen können insbesondere Folgendes umfassen:

1. die Erstellung oder Überarbeitung der erforderlichen Richtlinien, Prozesse und Dokumentationen;
2. die Durchführung von Sensibilisierungsschulungen für relevantes Personal des Auftraggebers;
3. Workshops und Interviews mit relevanten Stakeholdern;
4. Unterstützung beim Aufbau des von der Norm geforderten Managementsystems.

3.4. Der Auftraggeber ist verpflichtet, eine aktive Rolle bei der Implementierung zu übernehmen, insbesondere durch Teilnahme an Workshops, Bereitstellung erforderlicher Informationen sowie Prüfung und Freigabe von Dokumentationen.

4. QAS Stufe-I- und Stufe-II-Audits

4.1. Sofern im Auftragsformular ausgewählt, führt der Auftragnehmer Stufe-I- und/oder Stufe-II-Vorzertifizierungsaudits durch, um die Zertifizierungsbereitschaft des Auftraggebers in Bezug auf die Norm zu bewerten.

4.2. Stufe I konzentriert sich auf Dokumentation, Anwendungsbereich und die grundsätzliche Zertifizierungsbereitschaft.

4.3. Stufe II umfasst eine detailliertere Bewertung der Implementierung und der operativen Umsetzung des Managementsystems durch den Auftraggeber.

4.4. Der Auftragnehmer erstellt einen Bericht, in dem Nichtkonformitäten sowie Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt werden.

4.5. Diese Audits sind beratender Natur und stellen keinen Ersatz für eine Zertifizierung durch eine akkreditierte Stelle dar.

5. Jährliche Überwachungsaudits

5.1. Der Auftragnehmer stellt einen qualifizierten Auditor zur Verfügung, der ein jährliches Überwachungsaudit durchführt, um die fortlaufende Konformität und Wirksamkeit des Managementsystems des Auftraggebers zu bewerten.

5.2. Das Audit erfolgt auf Grundlage der Norm sowie des zuvor mit dem Auftraggeber vereinbarten Geltungsbereichs.

5.3. Der Auftraggeber ist verpflichtet, Personal, Dokumentation und Nachweise zur Unterstützung des Audits bereitzustellen.

5.4. Über das Überwachungsaudit wird ein Bericht erstellt, in dem Nichtkonformitäten sowie erforderliche Verbesserungsmaßnahmen aufgezeigt werden.

6. ISO Support (ISO System-Service)

Sofern der Auftraggeber den ISO Support (ISO System-Service) erwirbt, stellt der Auftragnehmer ein jährliches Paket wiederkehrender ISO-Support-Leistungen für die im Auftragsformular angegebenen Norm(en) bereit. Diese können insbesondere eine oder mehrere der folgenden Leistungen umfassen:

7. Pflichten des Auftraggebers (für alle ISO-Dienstleistungen anwendbar)

7.1. Der Auftraggeber ist verpflichtet, dem Auftragnehmer sämtliches Personal, alle Dokumentationen, Aufzeichnungen, Systeme sowie Nachweise in zumutbarem Umfang zur Verfügung zu stellen, die für die Erbringung der Dienstleistungen erforderlich sind.

7.2. Der Auftraggeber trägt die Verantwortung für den Betrieb seines eigenen Managementsystems sowie für die Umsetzung etwaiger Korrekturmaßnahmen, die im Rahmen der Beratungs- oder Auditdienstleistungen des Auftragnehmers identifiziert werden.

7.3. Der Auftragnehmer übernimmt keine Garantie dafür, dass der Auftraggeber die Zertifizierung erlangt oder aufrechterhält.

8. Ergebnisse und Format

8.1. Alle Berichte werden in elektronischer Form bereitgestellt.

8.2. Sofern nicht anders angegeben, werden alle Dienstleistungen remote erbracht.

8.3. Der Zeitplan für die Bereitstellung der Leistungen wird zwischen den Parteien vereinbart und hängt von der Mitwirkung und Verfügbarkeit des Auftraggebers ab.

9. QAS-Mitgliedschaft

9.1. Soweit im jeweiligen Auftragsformular angegeben, kann der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine QAS-Mitgliedschaft für einen definierten Zeitraum (in der Regel 12 Monate) nach Abschluss der QAS-Zertifizierung des Auftraggebers bereitstellen.

9.2. Die Mitgliedschaft beginnt mit dem Beginn-Datum für Auftraggeber, die innerhalb der 12 Monate vor dem Beginn-Datum zertifiziert wurden, oder mit dem Zertifizierungsdatum für neu zertifizierte Auftraggeber.

9.3. Auftraggeber können jederzeit eine Änderung ihres Mitgliedschaftslevels beantragen, indem sie den Auftragnehmer über das gewünschte neue Level informieren. Die Gebühren für das gewählte Mitgliedschaftslevel richten sich nach den zum Zeitpunkt der Anfrage gültigen, veröffentlichten Preisen des Auftragnehmers.

9.4. Führt eine beantragte Änderung zu zusätzlichen Leistungen im Rahmen der Mitgliedschaft des Auftraggebers und damit zu zusätzlichen Zahlungsverpflichtungen, werden diese zusätzlichen Leistungen für den verbleibenden Zeitraum des laufenden Mitgliedschaftsjahres bereitgestellt, sobald die entsprechenden Gebühren entrichtet wurden.

9.5. Führt eine beantragte Änderung zu einer Reduzierung der vom Auftraggeber benötigten Leistungen, kann der Auftraggeber verlangen, dass diese Reduzierung sofort oder jederzeit innerhalb desselben Mitgliedschaftsjahres wirksam wird. Eine Rückerstattung bereits gezahlter Gebühren für dieses Mitgliedschaftsjahr erfolgt nicht.

9.6. Der Auftraggeber kann eine Reduzierung des Mitgliedschaftslevels zum Beginn eines neuen Mitgliedschaftsjahres beantragen, sofern der Antrag mindestens 90 Tage vor Beginn dieses Mitgliedschaftsjahres gestellt wird. Die Gebühren für dieses Mitgliedschaftsjahr werden entsprechend angepasst.

9.7. Vorbehaltlich Ziffer 9.6 und sofern der Auftraggeber nicht mehr zur Mitgliedschaft berechtigt ist (z. B. wenn Zertifizierungs- oder Auditleistungen nicht mehr erforderlich sind), verlängert sich die Mitgliedschaft jedes Mitgliedschaftsjahr automatisch auf dem jeweils aktuellen Mitgliedschaftslevel. Die Gebühren für das verlängerte Mitgliedschaftsjahr werden dem Auftraggeber wie üblich in Rechnung gestellt.